Privacyverklaring HuisBot
Versie 0.1 — concept van 26 augustus 2026. Deze verklaring beschrijft hoe HuisBot in de proefperiode werkt. Ze wordt nog getoetst door een privacyjurist en aangevuld zodra de verwerkersovereenkomst met de modelaanbieder rond is. Tot die tijd draait HuisBot alleen in een besloten proefgroep van de projectgroep, niet in de groep Huisarts & ondernemer.
Wie is verantwoordelijk
HuisBot is een proefproject van de projectgroep Huisarts & ondernemer: Kees van der Wulp (initiatiefnemer), Ruben te Grotenhuis en David Schaap, allen huisarts. De projectgroep is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Het project wordt gesubsidieerd door VEZN (project P2631). Contact: via de beheerders van de Telegram-groep, of via het e-mailadres dat in de groepsbeschrijving staat.
Wat HuisBot doet
HuisBot is een bot in Telegram-groepen voor huisarts-praktijkhouders. Hij is zichtbaar als lid van de groep. Hij doet twee dingen: hij maakt de kennis die in de groep wordt gedeeld doorzoekbaar, en hij beantwoordt vragen die uitdrukkelijk aan hem gesteld worden (met het commando /vraag), uitsluitend op basis van gecontroleerde bronnen zoals NZa, LHV, NHG, Belastingdienst en cao. HuisBot reageert nooit ongevraagd. Elk antwoord wordt door een beheerder gecontroleerd voordat het in de groep verschijnt.
Welke gegevens worden verwerkt
| Gegeven | Wat we ermee doen |
|---|---|
| Tekst van berichten in de groep | Opgeslagen in een doorzoekbare index, zodat de kennis terug te vinden is. Berichten die herleidbare persoons- of patiëntgegevens lijken te bevatten, gaan niet automatisch de index in: een beheerder beoordeelt ze eerst (zie hieronder). |
| Wie het bericht schreef | Het Telegram-gebruikersnummer wordt bij binnenkomst omgezet in een pseudoniem (bijvoorbeeld ARTS_3f9a1c2e) met een geheime sleutel. Naam, gebruikersnaam en telefoonnummer worden niet opgeslagen. Het pseudoniem maakt het mogelijk te zien dat twee berichten van dezelfde persoon komen, zonder te weten wie dat is. |
| Tijdstip en groep | Opgeslagen bij elk bericht. |
| Vragen aan HuisBot en de antwoorden | Opgeslagen in een logboek met de gebruikte bronnen. Dit logboek is een subsidievoorwaarde: de subsidiegever wil kunnen zien dat antwoorden een bronverwijzing hebben. |
| Foto's, documenten, spraakberichten | Worden niet opgeslagen en niet verwerkt. |
Patiëntgegevens horen niet in de groep
HuisBot controleert elk bericht automatisch op herleidbare gegevens: BSN, telefoonnummers, e-mailadressen, IBAN, AGB-codes, geboortedata en formuleringen die op een individuele patiënt wijzen. Bij een signaal wordt het bericht apart gezet en beoordeelt een beheerder of het privacygevoelig is; zo ja, dan wordt het gewist en komt het niet in de index. HuisBot plaatst hierover geen melding in de groep. De controle is een hulpmiddel, geen garantie: deel geen casuïstiek met herleidbare details in de groep, ook niet met HuisBot erbij.
Waarom mogen we dit (grondslag)
De verwerking berust op het gerechtvaardigd belang van de projectgroep en de groepsleden: praktijkkennis die in de groep wordt gedeeld bewaren en vindbaar maken, zodat niet iedereen het wiel opnieuw uitvindt. Daar staat tegenover dat we zo min mogelijk gegevens bewaren (pseudoniem in plaats van naam, geen media, geen patiëntgegevens) en dat je je kunt afmelden. Voor vragen die je zelf aan HuisBot stelt geldt daarnaast dat je die bewust aan de bot richt.
Waar staan de gegevens en wie verwerkt ze
| Partij | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. (EU-jurisdictie ingesteld) | Hosting van de bot, de database en de logboekexports | Europese Unie (West-Europa) |
| Inceptron (modelaanbieder) | Verwerkt de tekst van een vraag en de bronfragmenten om een conceptantwoord te maken; ontvangt geen naam of pseudoniem | EU-verwerking en verwerkersovereenkomst in afronding — tot die tijd alleen in de proefgroep |
| Telegram | Het platform waarop de groep draait; Telegram heeft een eigen privacybeleid | Buiten onze invloed |
Berichttekst uit de groep wordt niet naar de modelaanbieder gestuurd; alleen een gestelde vraag (na verwijdering van e-mailadressen, telefoonnummers en dergelijke) en fragmenten uit openbare bronnen.
Hoe lang bewaren we gegevens
Geïndexeerde berichten: zolang het project loopt, en uiterlijk tot het einde van de subsidieperiode (juli 2027), tenzij de projectgroep vóór die tijd een vervolg met een eigen bewaartermijn vaststelt en aankondigt. Het vraag-en-antwoordlogboek: tot de eindverantwoording van de subsidie is afgerond, daarna maximaal zeven jaar in verband met de administratieplicht van de subsidieontvanger, uitsluitend onder pseudoniem.
Je rechten
Je kunt inzage vragen in wat er onder jouw pseudoniem is opgeslagen, correctie of verwijdering vragen, en bezwaar maken tegen de verwerking. Wil je dat je berichten niet meer worden meegenomen? Meld dat bij een beheerder van de groep; je berichten worden dan niet meer geïndexeerd en de al opgeslagen berichten worden verwijderd. In de proefperiode gebeurt dit handmatig door het beheerteam, binnen vier weken, met bevestiging aan jou. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Deze verklaring wordt bijgewerkt bij elke wezenlijke verandering, in elk geval vóórdat HuisBot in de groep Huisarts & ondernemer wordt toegevoegd. Wijzigingen worden in de groep aangekondigd. Versiehistorie: 0.1 (26 augustus 2026) — eerste concept.